Preguntas frecuentes
Si no podés resolver tus dudas con las preguntas frecuentes, podés solicitar ayuda a nuestro soporte haciendo click aqui.
Una vez que registraste tu empresa e ingresaste al panel de gestión, es necesario que registres los elementos principales para empezar a gestionar.
- Tocando el icono podés navegar por las diferentes secciones del panel.
- En Servicios creá los servicios que ofrecés.
- En Profesionales, los profesionales que realizan los servicios.
- Desde la sección Calendario ya podés empezar a registrar y visualizar los turnos de cada profesional.
Para crear turnos tenés que ir a la sección Calendario y desde esta:
- Tocar una celda del calendario (en la fecha y hora del turno).
- Seleccionar el servicio que se va a brindar.
- Indicar el cliente que va a recibir el servicio.
La fecha y hora inicial del turno se designan según la celda, el horario final se ajusta al horario inicial y la duración del servicio.
Si ya registraste el cliente que va a tomar el turno podés buscarlo por nombre, apellido o teléfono y seleccionarlo. De lo contrario podés tocar el botón Registrar cliente y crearlo en el momento.
Los servicios son los trabajos que ofrece tu empresa. Cada uno tiene un nombre, una duración y los momentos en que el profesional debe estar pendiente.
También podés indicar un precio, una descripción y otros datos secundarios.
Sí. Al crear o editar un servicio en Servicios, marcá la opción Ocultar servicio en mi enlace de reservas.
El servicio deja de mostrarse en tu espacio público y no se puede reservar por ese enlace. Seguís viéndolo y usándolo desde el panel y el calendario.
Cada profesional puede registrar turnos únicamente de los servicios que tenga asignados.
En caso de que el servicio no requiera atención del profesional, igualmente es necesaria esta acción ya que se considera que va a estar a cargo.
Si la disponibilidad de reservas para un servicio es limitada por el equipamiento (por ejemplo: una cama solar o una camilla) es importante indicarlo en cada servicio para que el cálculo de disponibilidad sea lo más exacto posible.
Podés gestionar el equipamiento desde Servicios. No es necesario hacerlo con los elementos que no influyan en la disponibilidad.
Cuando configurás los horarios de un profesional, estos tienen que estar dentro de los horarios generales de tu empresa.
Si necesitás modificar los horarios de tu empresa, podés hacerlo en la sección Horarios.
Sí, cada profesional tiene sus propios horarios, que por defecto los copia de la empresa, pero al crear o modificar uno podés establecer horarios diferenciados (siempre que no excedan los horarios de la empresa).
Para modificar los horarios de tu empresa podés hacerlo desde la sección Horarios.
Opcionalmente, podés aplicar los nuevos horarios a todos los profesionales.
Una excepción permite bloquear las reservas en un rango de tiempo laboral debido a una razón específica (como pueden ser vacaciones, feriados, licencias, etc).
Cada excepción puede asignarse a toda la empresa (impacta en todos los profesionales) o a un profesional determinado.
Mientras exista la excepción no se podrán registrar turnos dentro del alcance indicado (empresa o determinado profesional).
- Ir a Excepciones
- Tocar el boton Nueva excepción
- Completar el formulario con los datos correspondientes.
Si el alcance de la excepción es toda la empresa, esta va a impactar incluso en profesionales que registres luego de crear la excepción.
Sí, estas son las principales:
- No se pueden registrar excepciones anteriores a la fecha actual.
- No se pueden registrar excepciones un año posterior a la fecha actual.
- No se pueden registrar excepciones en el mismo momento que existen turnos.
- No se pueden modificar excepciones que ya finalizaron.
- Las excepciones no pueden superponerse si aplican en el mismo alcance (empresa o determinado profesional).
Sí, es posible crear turnos sin indicar el servicio que se va a brindar, aunque en algunos casos puede traer confusiones en la gestión.
Sí, estas son las principales:
- Los turnos no pueden tener una duración menor a 10 minutos.
- Los turnos no pueden tener una duración mayor a 24 horas.
- No se pueden registrar turnos dos semanas anteriores a la fecha actual.
- No se pueden registrar turnos un año posterior a la fecha actual.
- No se pueden registrar turnos fuera de los horarios de trabajo indicados.
- No se pueden registrar turnos en el mismo momento que hay una excepción.
- Abrí el detalle del turno (desde Calendario, Turnos o Clientes → Datos de clientes).
- Usá la opción Repetir turno.
- Completá la fecha, hora y guardá.
Podés repetir un turno cuando el cliente y el servicio van a ser los mismos.
- Abrí el detalle del turno (en Calendario, Turnos o Clientes → Datos de clientes).
- Tocá Editar.
- Modificá los datos y guardá.
Algunos estados (por ejemplo, pendientes de aprobación o rechazados) no permiten editar el turno.
- Abrí el detalle del turno (en Calendario, Turnos o Clientes → Datos de clientes).
- Tocá Cancelar.
- Confirmá.
Para cancelar un turno, el mismo no debe haber finalizado.
Si el turno fue reservado mediante Gamulan, el cliente va a recibir una notificación.
- Abrí el detalle del turno (en Calendario, Turnos o Clientes → Datos de clientes).
- Tocá Marcar inasistencia.
- Confirmá.
Solo se puede realizar esta acción desde 15 minutos después de que el turno empezó y hasta 2 días desde que finalizó.
No, no podés eliminar turnos, pero podés cancelarlo o marcarlo como inasistencia.
Podés configurar la vista predeterminada en la sección Preferencias, accediendo desde el ícono de la barra superior del panel.
Si solo querés visualizarlo, de forma ocasional, en otro formato, podés hacerlo desde las opciones del Calendario, en la parte superior, eligiendo entre las diferentes vistas.
Para visualizar los detalles de un turno podés:
- Tocarlo en el Calendario, de esta forma se expande un panel con el detalle.
- Acceder a la sección Turnos y buscarlo con los filtros.
- Desde Clientes → Datos de clientes, buscando el cliente y expandiendo su información.
Desde la sección Calendario, luego de seleccionar el profesional:
- Tocando las flechas para cambiar la fecha que se visualiza
- Tocando el icono y seleccionando la fecha
Desde la sección Turnos, filtrando por fecha y, si es necesario, por profesional.
Podés buscar el cliente en Clientes → Datos de clientes y, expandiendo sus datos, vas a poder ver los turnos que tiene asignados.
Para registrar un cliente podés hacerlo al momento de crear un nuevo turno o desde Clientes → Datos de clientes tocando el botón de nuevo cliente.
Sí, cuando un usuario reserva su primer turno online (desde tu enlace) automáticamente vas a verlo en tu listado de clientes en el panel de gestión.
En Clientes → Datos de clientes, expandiendo el detalle del cliente en cuestión podés encontrar la opción para crear una nota y registrar información extra, observaciones o cualquier dato que necesites.
Gamulan puede enviar recordatorios automáticos a tus clientes por WhatsApp y email antes del turno.
La anticipación configurable (2, 4, 6, 12, 24 o 48 horas) aplica solo a WhatsApp.
El email se envía con unas 6 horas de anticipación (estándar de Gamulan).
En Clientes → Comunicaciones → Configuración podés elegir la anticipación del recordatorio WhatsApp y qué canales usar.
Para enviar notificaciones por WhatsApp, primero tenés que habilitarlo desde la sección Suscripción.
El paquete mensual de mensajes se suma a la suscripción cuando ya la tenés creada (también en prueba gratuita). Si todavía no, esa opción aparece deshabilitada y podés probar gratis o comprar un paquete con pago único.
En Suscripción → Estado, en el bloque de Mensajes WhatsApp, tocá ¿Cuántos mensajes necesito? para ver un estimado según tus turnos de los últimos 90 días (o desde que registraste la empresa, si hace menos).
Los recordatorios se envían solo a turnos confirmados (no cancelados ni pendientes) que tengan un cliente asignado con teléfono. El resto no consume mensajes.
Si reservan desde tu enlace, pedí el teléfono en Turnos online → Condiciones para reservar (“Solicitar teléfono obligatorio para reservar turno”). Si agendás vos, asigná el cliente y cargá su teléfono.
En Clientes → Comunicaciones → WhatsApp ves el historial del día (envíos, entrega, errores y skips).
También, en el detalle de cada turno, la tab Notificaciones muestra si se envió el recordatorio (email y WhatsApp) y el mail de calificación, con el estado de entrega de WhatsApp.
Podés filtrar por fecha y por estado (enviado, entregado, no entregado, error, teléfono inválido, sin teléfono).
Si WhatsApp no puede entregar el mensaje, el crédito se reintegra al saldo de la empresa.
Preferencias define cómo ves el panel (vista de calendario, profesional inicial, notificaciones para administradores).
Comunicaciones define qué mensajes reciben tus clientes (recordatorios y otras notificaciones).
Podés activarlos y desactivarlos directamente desde el panel:
- Ir a Turnos online
- Tocar el botón Activar turnos online
- Confirmar
Asegurate de tener bien configurados profesionales y servicios. Luego, en Turnos online:
- Configurá la anticipación mínima y máxima permitida para reservar.
- Elegí si querés aprobar las reservas de forma manual o automática.
- Seleccioná los profesionales que van a tomar turnos online y su intervalo.
- Seleccioná los servicios que se van a ofrecer por esta modalidad.
Si ya tenés los turnos online activos, al crear un profesional o un servicio también podés configurar esas opciones en el momento (y seguir editándolas después desde Turnos online).
Cuando verifiques la configuración, ya podés compartir tu enlace con tus clientes.
Para que se pueda reservar online, además de registrarlo tenés que habilitarlo para turnos online.
- Si los turnos online ya están activos, al crear el profesional o el servicio se abre un modal para configurarlo ahí mismo.
- También podés hacerlo después desde Turnos online → configurar profesionales / servicios.
En las listas de Profesionales y Servicios vas a ver una marca de Reservas online cuando estén habilitados.
Sí, podés activar la aprobación de reservas desde Turnos online (condiciones para reservar).
De esta forma los clientes solicitan el turno y un administrador debe aprobarlo o rechazarlo manualmente.
Tené en cuenta que la aprobación manual no se puede usar al mismo tiempo que los pagos online.
En esa misma sección podés pedir el teléfono al reservar (“Solicitar teléfono obligatorio para reservar turno”). Así los recordatorios de WhatsApp llegan a más clientes.
Podés configurar los tiempos de anticipación desde Turnos online.
La anticipación mínima debe ser entre 0 (mismo día) y 7 días; la máxima entre 14 y 210 días (30 semanas).
La unidad «día» no hace referencia a 24 horas, sino a un día calendario.
Para que tus clientes puedan reservar turnos tenés que compartir el enlace de tu espacio público.
Podés encontrarlo en Turnos online (enlace para clientes) y también en Información → Espacio.
Para que un servicio esté disponible para reservar mediante Gamulan debe: estar habilitado para ofrecerse online y estar relacionado al menos a un profesional.
Los clientes tienen un tiempo determinado (antes del comienzo) para poder cancelar su turno desde Gamulan. Podés elegir entre 24, 48 o 72 horas.
Si falta menos del tiempo configurado para el comienzo del turno, el cliente deberá comunicarse directamente con la empresa.
Los pagos online y el cobro de señas forman parte del Plan Equipo.
Necesitás una cuenta de Mercado Pago y vincularla desde Turnos online (panel de pagos online). Es importante que entiendas cómo funcionan antes de empezar a usarlos.
No podés tener pagos online y aprobación manual de reservas activos al mismo tiempo.
No, no cobramos ninguna comisión para que recibas pagos.
Tené en cuenta que Mercado Pago tiene sus propias condiciones, en las cuales pueden cobrar comisiones o estipular plazos para liberarte el dinero.
Sí, podés configurar un pago adelantado por servicio (monto fijo o porcentaje) y tus clientes tendrán que abonar para que el turno sea confirmado.
Cuando el cliente realiza el pago, el turno se confirma automáticamente. Si pagó por otro medio, podés confirmar el turno manualmente desde el panel.
Podés configurarlo desde Turnos online, en las condiciones de pago. El plazo se elige en horas (entre 1 y 10).
Si el cliente no paga a tiempo, se libera la disponibilidad de ese turno.
Si el cliente no hace el pago en el plazo estipulado, la disponibilidad de ese turno será liberada para que otros puedan reservarlo.
Podés configurar las condiciones de cancelación en Turnos online indicando cuántos días tiene el cliente para cancelar sin cargo (o que nunca se devuelva).
En caso de que la cancelación cumpla con ese plazo, el dinero será devuelto en su totalidad. De lo contrario, el valor correspondiente al pago adelantado no será devuelto.
Desde el panel de gestión podés ver tus pagos en el detalle de cada turno y en Flujo de caja → Actividad. También podés encontrarlos en tu cuenta de Mercado Pago.
Las devoluciones se realizan según corresponda al momento en que un turno es cancelado. Para que esta sea exitosa es necesario que cuentes con ese monto en tu cuenta de Mercado Pago.
De lo contrario, deberás devolver el dinero a tu cliente por otro medio.
Gamulan en ningún momento es poseedor del dinero. Consultá las condiciones de Mercado Pago.
La sección Flujo de caja te permite seguir ingresos por día, semana o mes, ver la actividad registrada y analizar canales de cobro y comisiones.
En Flujo de caja → Configuración podés definir el porcentaje de ganancias de cada profesional, comisiones excepcionales, comisiones por venta de productos y los Canales de cobro.
En Flujo de caja → Configuración → Canales de cobro podés indicar el Descuento (%) sugerido de cada canal (por ejemplo efectivo o transferencia).
Al registrar una venta, al elegir ese medio se precarga el descuento. Si hace falta, podés editarlo solo para ese cobro antes de confirmar.
Depende de la configuración del canal. En Flujo de caja → Configuración → Canales de cobro cada medio tiene la opción Afecta las ganancias de los profesionales.
Si está activada, la comisión se calcula sobre lo que realmente pagó el cliente (monto con descuento). Si no, se calcula sobre el precio de lista.
En el resumen de profesionales de Flujo de caja vas a ver lo cobrado (neto) y la comisión según esa regla.
Desde el detalle de un turno podés usar Registrar cobro.
También podés registrar una venta desde el Calendario con la opción Registrar venta (servicios y/o productos).
Desde Productos podés dar de alta tu catálogo, precios y stock.
Sí. Al registrar una venta o un cobro podés incluir productos del catálogo. El stock se descuenta según la venta registrada.
Los usuarios que reserven un turno a través de Gamulan podrán dar su calificación una vez que su turno finalice.
Cada turno podrá ser calificado por única vez entre las 3 horas y los 7 días luego de finalizar.
Es importante que, si el cliente no asistió al turno, marques la inasistencia desde el panel de gestión.
No, pero podés solicitar mediante nuestro soporte que lo hagamos, en caso de que el comentario sea ofensivo, ilegal, xenófobo, obsceno o cualquier otro motivo a considerar.
Sí, con el Plan Equipo podés invitar a otras personas a administrar el panel desde la sección Equipo.
La cantidad de cuentas administradoras disponible acompaña el cupo de profesionales de tu plan.
Sí. Desde Equipo podés gestionar el acceso de cada miembro a ciertas secciones del panel.
Podés compartir el enlace de tu espacio público (Space), donde se muestran los datos de tu empresa y se pueden reservar turnos.
Para configurarlo entrá en Información → Espacio. El mismo enlace también aparece en Turnos online.
Para modificar el plan de suscripción, entrá a la sección Suscripción (pestaña Estado) y usá la opción Modificar plan.